Tipps für die Organiation des Abiballes

Jedes Jahr zelebrieren unzählige junge Menschen ihren Schulabschluss im Rahmen ihres Abschlussballes, Abschlussfeier oder Abiballes. Es ist der Tag, auf den sie monatelang hin fiebern. Es ist der Tag, aus dem sie all die Motivation schöpfen monatelang für das Abitur sich vorzubereiten, zu kämpfen und zu lernen. Dieses brausende Fest besitzt den Anspruch etwas ganz Besonderes zu werden. So besonders, dass der Abend schlussendlich auch unvergesslich wird.

Was ist ein Abiball?

Der Abiball ist ein Tanzball mit dem Anlass, den Abschluss der Schulkarriere einer Jahrgangsstufe zu zelebrieren. Für dieser Festivität sind nicht nur die Absolventen selbst, sondern auch deren Familien, wie auch Freunde eingeladen. Auch Mitglieder der Schulfamilie, inklusive Lehrer und Lehrerinnen mit deren Partnern, sind willkommen. Einerseits gibt es Festreden und Einlagen, die sich dem Anlass widmen. Anderseits gibt es Musik, die die Gäste zum Tanzen auf die Tanzfläche des Saales einlädt. Durch einen Caterer ist auch für das leibliche Wohl durch Getränke alkoholischer und nicht-alkoholischer Art sowie Essen gesorgt. Der Ball beginnt am Abend und geht bis in die späten Nachtstunden hinein. Abendkleidung ist zu diesem Anlass angesagt und teils sogar auch Pflicht. Die Damen tragen Abendkleider und die Herren Anzug.

Den Abiball organisieren und planen

Den Abschlussball für die ganze Jahrgangsstufe zu organisieren ist kein leichtes Unterfangen. Hierfür müssen dutzende Dinge im Vorfeld vorbereitet und geplant werden. Die größte Herausforderung ist dabei nichts zu vergessen. Nur mit Hilfe von Lastenheften und Checklisten kann schlussendlich die Übersicht behalten werden. Nichtsdestotrotz kann final nicht ausgeschlossen werden, dass nicht doch eine wichtige Aufgabe vergessen wird. Um genau dies tunlichst zu vermeiden und den Berg an Aufgaben und Themen zu bewältigen, haben wir einige Tipps zur Organisation zusammengefasst:

Teamwork: Einer für alle, alle für einen!

Ohne Engagement, kein Abiball. Das ist klar. Selbst für eine Hand voll einzelne Person ist der Arbeitsaufwand der Organisation des Balles nicht zu bewältigen. Nur durch die Zusammenarbeit einer größeren Gruppe an Menschen kann dieser Abend als rauschendes Fest den Gästen geboten werden. Neudeutsch nennt sich das Teamwork. Das inkludiert gleichzeitig, dass die Leute als Gemeinschaft und nicht als Individualisten sich um die Organisation des Balles kümmern. Als Einheit einer Gruppe muss jedes Mitglied des Abiball Organisationskomitee am selben Strang wie der Rest der Gruppe ziehen.

Aufgaben sinnvoll aufteilen

Zur Planung des Abschlussballes gibt es eine Vielzahl an Themen, die bewältigt werden müssen. Nicht nur muss eine geeignete Location gescoutet und angemietet werden, sondern auch mit verschiedenerlei Dienstleister gesprochen wie auch verhandelt werden. Würden sich zu viele von euch den selben Aufgaben widmen, wäre es dann nicht nur schwierig, einen gemeinsamen Termin für Treffen und Termine zu finden, auch ist es äußerst schwierig auf einen gemeinsamen Nenner in Bezug auf Entscheidungen zu kommen. Insbesondere ist dies kritisch, wenn unterschiedliche Meinungen für Abiball relevante Entscheidungen vorhanden sind. Die gängige Lösung für diese Problematik ist, dass Aufgaben aufgeteilt werden. Somit verantworten nicht mehr alle Mitglieder des Abschluss Ball Teams dieselben Aufgabebereiche. Zunächst müssen hierfür die Aufgabenbereiche erstmal definiert werden und dann anschließend sinnvoll untergliedert werden. Anschließend werden hieraus kleinere Teams gebildet, die die Verantwortung und den Befugnis für Entscheidungen über dieses Gebiet haben.

Vergabe von Budget

Wichtiger Aspekt der Planung und Abwicklung der Finanzierung des Abiballes ist die Budgetierung von allen zu erwartenden Ausgaben die zur erfolgreichen Durchführung des Abschluss Balles anfallen werden. Auf Basis dessen kann ein Kostenplan aufgestellt werden und die benötigte Summe an Geld berechnet werden. Mit solche einem Kostenplan kann kalkuliert werden, wie viel Geld durch Eintrittskarten, durch Sponsoren und durch Aktionen der Jahrgangsstufe eingesammelt werden muss. Möchte man das Budget eines Kostenfaktors berechnen, so muss man sich dem bewusst sein, dass manche Dinge oft erheblich mehr Kosten verursachen, wie anfangs angenommen. Daher ist es ratsam nicht nur das Budget pro Kostenfaktor höher anzusetzen, als man es erwartet. Im selben Atemzug sollte man ein Budget für unerwartete Sonderausgaben ansetzen. Nicht nur sind einige Dinge teurer als erwartet, auch gibt es Ausgaben für Dinge die nicht bedacht wurden oder zusätzlich entstehen. Möchte man nicht in die Schuldenfalle treten, ist dieser Sonderbereich für Unerwartetes bei der Planung der Finanzen unumgänglich.

Produktive Treffen

Treffen, die sich der Orga des Balles widmen, verlaufen nicht immer produktiv. Zeitkonsumierend sind nicht nur Ablenkungen wie auch Meinungsverschiedenheiten. Um es beim Namen zu nennen: Unproduktivität kostet jede Menge Zeit. Kostbare Freizeit, die ihr ansonsten für ihr Privatleben sinnvoller verwenden könntet. Oder eben Zeit, die eigentlich für produktive Zusammentreffen des Abiball Orgateams gedacht war. Wie schafft man es also, die Meetings produktiv zu gestalten? Ein Lösungsansatz lautet: Treffen mit vielen Personen tunlichst vermeiden. Treffen mit vielen Teilnehmern sind zum Scheitern verurteilt. Nicht jedes Thema betrifft jeden und nicht jeder kann zu jedem Thema etwas Konstruktives beitragen. Sind die Verantwortungen gut verteilt ist es somit gar nicht erforderlich, dass jeder sich die Zeit nimmt und am Treffen teilnimmt. Sind nur Mitglieder der Komitee mit von der Partie, die Ahnung von der Thematik haben, dann langweilt sie niemand und stört somit nicht die Anderen. In einem professionellen Meeting gibt es eine Person, die das Gespräch protokolliert. Neben der Uhrzeit, den anwesenden Personen, schreibt der Protokollant die diskutieren Themen mit. Dazu gehören nicht nur die Ausgangssituation, die Entscheidungsmöglichkeiten, sondern auch die Entscheidung bzw. der Ausgang der Diskussion. Somit ist im Nachhinein auch für Nicht-Teilnehmer des Meetings erkennbar, was besprochen wurde. In einem Folgemeeting kann somit ebenso nachvollzogen werden, wie das letzte Meeting beendet wurde und welche Todos sich daraus ableiten. Vor allem hilft ein Protokoll dafür, die Struktur des Meetings zu bewahren. Es gibt eine klare Reihenfolge an Themen die abarbeitet werden und wenn sich daran jeder hält, ist das Planungstreffen produktiv.

Streitpunkte vermeiden

Bei der Planung des Abiballes gibt es so einige Dinge, die entschieden werden müssen. Die Entscheidungen betreffen die Abiball Location, die Wahl der Musik und des Caterings. Welche Deko soll auf die Tische? Welcher Fotograf soll die Fotos schießen? Es gibt also mehr als zwei dutzende kritischer Entscheidungen, die entschieden werden. Geschmäcker sind unterschiedlich und für viele Dinge gibt es keine perfekte Lösung. Auch steht Geld bei vielen kritischen Entscheidungen im Wege. Streitpunkte sind somit unvermeidlich. Vor allem dann, wenn zu viele unterschiedliche Personen an der Diskussion von Entscheidungen beteiligt sind. Hat man jedoch die Hierarchien geklärt und die Aufgaben wohl verteilt, so ist klar, wer an der Entscheidung teilnehmen darf und dafür die Verantwortung trägt. Ist sich jedes Mitgliedes der Abschluss Ball Organisatoren darüber bewusst, dass die Entscheidungen in kleinen Gruppen getroffen werden, sollte die Akzeptanz für die Entscheidungen der anderen hergestellt werden. Einzig die Abiball Location ist ein wahrer Brennpunkt, der fast unvermeidlich in großer Gruppe entschieden werden muss.Welche Themen sind für die Organisation von Bedeutung?
  1. Wahl der Location
  2. Wahl des Caterers und dessen belieferten Essen und Getränke
  3. Wahl der Musiker: Liveband, DJ oder Alleinunterhalter
  4. Suchen nach einem geeigneten Fotografen
  5. Einstellen von Servicepersonal u.a. Türsteher und Reinigungskräfte
  6. Druck von Einladungen, Bändeln, Flyern, Eintrittskarten usw.
  7. Planung der Dekoration
  8. Organisation der rechtlichen Problematiken wie u.a. GEMA, Haftpflichtversicherung, Lärmschutz, Jugendschutz
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