Kosten und Finanzierung des Abiballes

Die Organisation und Abwicklung eines Abschluss Balles ist mit so einigen Kosten verbunden. In den Schlagzeilen deutscher Zeitungen ist zu lesen, dass sich manche Abibälle in der Vergangenheit über 16.000 Euro kosten ließen. Auch Events wie der Abistreich oder die Seminararbeitsabgabe kosten Geld. Ähnlich wie in der Prüfungsvorbereitung für das Abitur, muss für die Koordination des Balles so einiges bedacht werden. Ohne finanzielle Kostenplanung kann so ein Abiball schnell mal ins Wasser fallen. Wie ärgerlich wäre, wenn an den falschen Dingen gespart werden würde. Die Organisatoren des Abiballes sollten nicht nur dafür sorgen, dass durch Aktionen Geld durch den Jahrgang eingetrieben wird, sondern auch externe Einnahmequellen angezapft werden.

Kalkulationsfaktoren für die Kosten des Abiballes

Organisiert man den Abiball an einer eigens gewählten Location und wickelt die verschiedenen involvierten Dienstleister selbst ab, so entstehen immense Fixkosten. Es ist fast unmöglich schon vorab alle Kosten zu berücksichtigen, denn es entstehen immer unerwartete Kosten, die in keiner Kalkulation stehen. Ist man allerdings gut vorbereitet, ist man dieser Problematik gewappnet. Besser man hat nach der Abwicklung des Abiballes noch etwas Geld übrig, anstatt dass die Organisatoren in die Schuldenfalle geraten sind. Niemand wird so gnädig sein und im Nachhinein Geld für den vergangenen Abiball auf den Tisch zu legen. Besser also gut kalkulieren! Im Folgenden eine grobe Auflistung:
  1. Abiball Location: Miete für Veranstaltungssaal oder Halle, dem Ort des Geschehens
  2. Catering: Dienstleister für Essen und Getränke
  3. Servicepersonal: Türsteher, Garderobenpersonal, Bedienungen, Bühnentechniker, Reinigungspersonal, Feuerwehr
  4. Dekoration: Schmuck und Blumen für den Saal z.B. für die Tische
  5. Rechtliches: Haftpflichtversicherung, GEMA
  6. Miete für Getränkewagen
  7. Fotograf: Freilaufende Partyfotografen und Studiofotograf
  8. Musiker, DJ und andere Künstler: Band, Zauberer, Tanzgruppe und deren Verpflegung
  9. Startkapitel durch Einsammeln von Geldern

    Logischerweise sind am Anfang der Oberstufe 0 Euro in der Jahrgangsstufen bzw. Klassenkasse. Um jedoch eure ersten Aktionen durchführen zu können, braucht ihr etwas Kohle. Ansonsten habt ihr keine und kaum Handlungsfreiheit. Eine Möglichkeit, um dies zu ermöglichen ist das Einsammeln von Geldern von jedem Schüler. Die Idee ist es, schon über 1.5 Jahre im Voraus das Geld für die zu Abi-Shirts oder Hoodies zu sammeln. Das kann auch nur eine Anzahlung sein. Somit hättet ihr dann aber auf alle Fälle schon euer erstes Geld und niemand von euch Schülern muss sein privates Taschengeld vorstrecken, wenn es um die Anschaffung von Utensilien geht.

    Jahrgangsstufen-Aktionen für eigene Geld Einnahmen

    Mit Aktionen, die der Jahrgang über die beiden Jahre der Oberstufe bzw. Qualifikationsphase durchführt, kann ein erheblicher Batzen Geld aufgetrieben werden. Dieses Geld bietet etwas Handlungsfreiheit, um verschiedenerlei Ausgaben decken zu können. Jedoch, je mehr Aktionen durchgeführt werden, desto mehr Geld kommt rein und somit steigt schließlich auch das vorhandene Budget. Typische Aktionen zur Finanzierung und Refinanzierung von Ausgaben sind:
    • Kuchenverkauf: Schüler backen Kuchen und verkaufen diesen in den Pausen z.B. Mittagspause
    • Autofenster-Putzaktion: Die Abiturienten putzen die Autofenster der Mütter und Väter, die ihre Kinder von der Schule abholen
    • Partys: Schüler veranstalten Feiern in einem Club oder Diskothek (Abi-Fete)

    Verkauf der Abizeitung

    Fast jeder Abschlussjahrgang schreibt, veröffentlicht und verkauft eine Abizeitung. Und ja, hier ist das Wort verkauft gefallen. In der Theorie könnte somit auch damit Geld verdient werden. Gewinn ist jedoch nur möglich, wenn die Einnahmen höher als die Ausgaben sind. Schnell passiert es aber, dass die Ausgaben für Druck und Design deutlich teurer werden als in der optimistischen Kalkulation. Daher muss hier ebenso schlau gehaushaltet werden. Einerseits werden Sponsorengelder benötigt, denen im Gegenzug Werbeflächen in der Zeitung angeboten werden. Andererseits muss die Zeitung einen gutgewählten Preis haben.

    Abiball Ticket Verkauf

    Selbstverständlich kann über den Verkauf der Eintrittskarten für den Abiball jede Menge Geld eingesammelt werden. Wollt ihr jedoch einen erschwinglichen Preis euren Gästen bieten, dann seid ihr zu optimistisch, wenn ihr den ganzen Abend mit den Eintrittsgeldern decken wollt. Ihr werdet auf so einige Kosten stoßen, die ihr euch in eurer Phantasie nicht hättet ausdenken können, dass es sie gibt. Externe Einnahmequellen Auch sind externe Einnahmequellen extrem wichtig und unverzichtbar. Man kann zwar über unendlich viele Aktionen an hohe Summen an Geld kommen, jedoch bekommt man Sponsorengelder meist mit deutlich weniger Aufwand. Jedoch geben Sponsoren kein Geld einfach so her, es ist eine Frage der Gegenleistung wie viel Geld sie locker machen. Gegenleistungen sind neben anderen, Namensnennungen, Druck von Logos und Werbeanzeigen, Bildeinblendungen, Hergabe der Kontaktadresse und auch Bindungen an bestimmte Produkte wie z.B. Getränkemarken.

    Sponsoren anschreiben oder besser ansprechen

    Den Erstkontakt mit Sponsoren aufzunehmen mag wohl nicht die beliebteste Aufgabe sein. Geht man dies aber smart an, dann ist das gar nicht so schwer. Einerseits können Sponsoren per Email oder Kontaktformular angeschrieben werden. Mit einem ausgeklügelten Anschreiben kann man somit dem potentiellen Sponsoren kurz schildern, wer man ist und für was man das Geld braucht und was man für Gegenleistungen bieten kann. Diese Form mag zwar recht einfach sein, jedoch ist sie sehr unpersönlich. Ohne erst zu überlegen kann es passieren, dass die Anfrage direkt abgewiesen oder abgelehnt wird. Andererseits können Sponsoren direkt angesprochen bzw. angerufen werden. Durch diese Kommunikationsform baut man eine persönliche Beziehung mit den Personen am Hörer auf. Geht man auf den Hörer ein und schildert kurz das Vorhaben des Abiballes, so muss man sich vor nichts fürchten. Selbstverständlich werden einem dabei nicht nur gutgelaunte Geschäftsführer begegnen, jedoch wer nicht wagt der kann nicht gewinnen. Besonders wichtig ist die Auswahl der Firmen, die für ein mögliches Sponsoring des Abiballes und Abizeitung dann später kontaktiert werden. Hierfür ist die Abizeitung des Vorjahres ein echter Schatz. Schon damals wurden Sponsoren für den Abiball angefragt und schon damals hat die Jahrgangsstufe dafür Geld eingenommen. Diese Geschäfte sind somit eure qualifizierten Kunden. Benötigt ihr darüber hinaus noch weitere Sponsoren, dann überlegt für welche Art von Geschäften und Firmen eine Anzeige richtig nutzenbringend sein könnte. Denkt an Fahrschulen, bei Jugendlichen beliebte Restaurants, Bars Diskotheken, Clubs, ausbildende Betriebe. Ansonsten sprecht auch mal mit euren Eltern oder Lehrern, sie haben sicherlich noch ein paar gute Ideen. Vielleicht haben sie sogar auch einen Bekannten in ihrem Freundeskreis, der als möglicher Sponsor in Frage kommen könnte. Nur wer wagt, der gewinnt. Nur Mut zum Telefonieren!

    Geld für Klassenkasse gewinnen

    Anstatt Geld voller Mühe von Sponsoren und durch Aktionen zu sammeln und hart zu verdienen, wäre ein Hauptgewinn bei einem Gewinnspiel der absolute Killer. Solche Gewinnspiele gibt es tatsächlich und sie sind auch tatsächlich für Abschlussklassen gedacht. Dahinter stecken meistens Abi Reise Veranstalter, die auf ihr Reiseangebot aufmerksam machen wollen. Solche Gewinnspiele findet man mit etwas Recherche im Internet.
Buchreihen
Crashkurs