Organisation und Abwicklung der Eintrittskarten auf dem Abiball
Damit nur Berechtigten Eintritt zum Abiball gewährt wird, werden oft Eintrittskarten oder Gästelisten eingesetzt. Berechtigt für den Einlass sind meist diejenigen, die den Eintritt für diesen Abend zahlen und Angehörige der Absolventen sind. Der Abiball ist keine öffentliche Veranstaltung, sondern nur für geladene Gäste gedacht.
Der Ticketpreis
Der Ticketpreis kann ganz unterschiedlich sein. Er hängt meist von verschiedenen Faktoren ab. Einerseits von den Dingen, die am Tanzball geboten werden. Neben der Location und der dort gespielten Live-Musik kann das auch davon abhängig sein, ob Essen von einem Catering bzw. Freigetränke inklusive sind. Da es für alle Dinge preislich keine Grenzen gibt, so können die Kosten für den Abiball extrem in die Höhe schießen und über den Ticketpreis an die Gäste weitergegeben werden. Hat jedoch der Abiturjahrgang weise vorgeplant und über Aktionen Geld gesammelt, so ist es möglich, dass der Jahrgang zu großen Teilen für die Finanzierung des Balles aufkommen kann. Somit kann der Ball für die Gäste sehr günstig kommen. Der typische Preis pro Ticket pro Person schwankt von 10 Euro bis 30 Euro.
Durchführung des Ticketverkaufs
Meist gibt es eine begrenzte Anzahl an Tickets, die sich nach dem Maximum der möglichen Gäste an der Abiball Halle richtet. Der Verkauf erfolgt daher meist äußerst reguliert, sodass die Tickets möglichst fair verkauft werden:
Zu Beginn richtet sich der Verkauf an die Abiturienten. Sie dürfen eine begrenzte Anzahl an Ticket für sich selbst und ihre engen Kreis der Familie kaufen, also für ihre Eltern, Großeltern, Geschwister und ihren Freund oder Freundin. Anschließend geht der Verkauf weiter bei den Lehrern und Angehörigen der Schule. Auch hier soll sichergestellt werden, dass jeder Lehrer, der ein Ticket für sich und seinen Lebensgefährten will, eines erhält. Erst anschließend beginnt der offene Verkauf. Hierüber werden alle Tickets verkauft, die noch übrig sind. Somit können sich auch Freunde außerhalb deiner Jahrgangsstufe oder Schule mit Karten eindecken.
Einlasskontrolle der Eintrittskarten
Um Abend aller Abende Einlass zum Abiball zu bekommen, wird dann endlich die Eintrittskarte erforderlich. Diese muss beim Einlasspersonal bzw. den Türstehern vorgezeigt werden. Meist erhält man im Gegenzug ein Einlassbändchen oder Eingangsstempel. Diese Bändchen oder Stempel hat den Hintergrund des Wiedereinlasses. Hat man die Location verlassen um z.B. nochmal etwas im Auto zu holen, zu Rauchen oder einen Freund abzuholen, so ist dies über solch ein Bändchen oder eben Bändchen möglich.
Beim Einlass besteht des Öfteren die Gefahr des Wartens, denn viele Menschen zur selben Zeit durch die selbe Türe möchten, so kann es schnell passieren, dass da auf einmal zu viele Leute durchwollen. Vorausschauende Organisatoren denken sich schon im Vorfeld eine Strategie aus, wie sie solche Warteschlangen oder im Regen vermeiden. Eine solcher Strategien könnte ein zweiter unabhängiger Eingang sein. Somit gäbe es an einer anderen Tür einer eigenen Warteschlage mit eigenem Türsteherpersonal. Die Durchlaufgeschwindigkeit könnte somit erhöht werden. Wiederum eine eigene Möglichkeit wäre, wenn das Einlassbändchen direkt verkauft wird. Somit erübrigt sich das Anmontieren der Bändchen nach Durchlass. Falls du hierbei mitentscheiden darfst, so bringe definitiv einen der Vorschläge zur Prozessoptimierung der Einlasskontrolle ein.
Abiball Tickets drucken
Die klassische Art und Weise den Verkauf der Eintrittskarten abzuwickeln ist über gedruckte Karten. Hierbei ist dringend zu beachten, dass Kartenfälschungen immer wieder vorkommen. Der Abiball ist eine ziemlich beliebte Veranstaltung und sobald die Karten Ausverkauft sind, suchen einige enttäuschte Menschen nach Möglichkeiten auf irgendeine Art und Weise doch irgendwie an Eintrittskarten ranzukommen. Also ist es naheliegend eine Karte zu fälschen. Dies solltet ihr tunlichst vermeiden, indem eure Karten einen Sicherheitssiegel besitzen. Mit so einem Siegel kann man zwar nicht ganz ausschließen, dass die Karten gefälscht werden können, jedoch macht der Siegel das Fälschen um einiges schwerer. Den Druck der fälschungssicheren Eintrittskarten solltet ihr also auf keinen Fall dem Zufall überlassen, sondern dafür mit einem professionellen Copyshop online oder offline zusammenarbeiten. Zwar mag es zwar der Wunsch von euch zu sein, das Design der Eintrittskarten im Stile der Abiball Einladung oder passend zum Motto des Abends zu gestalten, jedoch sollte Fälschungssicherheit eure erste Priorität sein!
Angaben auf einem Abiball Muster-Ticket
Auf einem Abiball Ticket sollten auf alle Fälle Angaben zum Termin stehen. Dazu gehört einerseits das vollständige Datum mit Tagesangabe und Uhrzeit. Bei der Uhrzeit wird zwischen Einlass und Uhrzeit des Beginnes des obligatorischen Teiles unterschieden. Auch sollte die Eintrittskarte den Titel der Veranstaltung tragen. Der Titel ist meist eine Zusammenstellung aus dem was gefeiert wird. Das ist wohl das Wort, Absolventenball oder Abiball, gemeinsam mit dem Namen der beteiligten Schule oder Schulen in Kombination mit der Stadt der Schule und dem Jahr. In Folge ist das z.B. Abiturball des Heinrich-Heine Schule München 2016. Ist die Zusammenstellung des Jahrganges etwas anders, müsst ihr die Angaben ggf. ändern und an eure Schule anpassen. Nun fehlt noch die Angabe zur Platzwahl. In den meisten Fällen ist diese am Abiball frei, somit deklariert ihr dies mit dem Hinweis „Frei Platzwahl“. Auch darf eine Angabe zum Ticketpreis, inklusive der Währungsangabe, nicht fehlen. Nur eine Angabe fehlt noch: die Nummerierung. Auf irgendeine Art und Weise, sollte schließlich die Übersicht über die Karten behalten werden. Dafür eignet sich eine Form der Nummerierung.
Alternative: digitale Eintrittskarte mit QR- oder Barcode
Mittlerweile leben wir in einer Generation, in der Smartphones unser Erdenleben dominieren. Digital sind mittlerweile auch Tickets bzw. Eintrittskarten. Dies könnt ihr euch als Abiball Organisations-Komitee ebenso zu Nutze machen. Alle Schritte vom Verkauf über den Druck bis zur Kartenkontrolle der Eintrittskarten können mit einer Ticket-Software online über ein eigenes Webportal erfolgen. Ihr spart euch damit so einigen Heckmeck, der mit dem Verkauf von Tickets verbunden ist. Zum Beispiel ist es mit der Software Eventbrite möglich eine komplette Veranstaltung abzuwickeln. Unter anderem können die verschiedenen Phasen des Ticketverkaufs damit kinderleicht abgewickelt werden. So kann eine Einladung zur Veranstaltung bzw. zum Verkauf des Tickets an bestimmte Email-Adressen verschickt werden. Nur Leute, die eine solche Email erhalten können dann anschließend eine bestimmte maximale Anzahl an Tickets kaufen. Einziges Manko dieser Technik sind die Kosten. Denn solche Anbieter verlangen meist einen Fixbetrag pro Ticket, sowie eine prozentuale Beteiligung am Ticketpreis. Auch verlangen sie eine variable Beteiligung, abhängig von der gewählten Zahlungsmethode der Käufer. Rechnet also am besten mal aus, wie hoch die Gebühre werden würden, falls ihr Eventbrite als den Eintrittskarten Anbieter eures Vertrauens wählen solltet.